För många företag är det de stora investeringarna som får mest uppmärksamhet när ekonomin ska ses över. Lokaler, maskiner, fordon, personal och marknadsföring är poster som ofta analyseras noggrant. Samtidigt kan en stor del av företagets kostnader bestå av betydligt mindre inköp som återkommer varje vecka eller varje månad.
Det kan handla om allt från kontorsmaterial och emballage till hygienprodukter, förbrukningsvaror och material som behövs för den dagliga verksamheten. Varje enskilt inköp kanske inte ser särskilt betydande ut. Men över ett år kan många små utgifter tillsammans bli en kostnad som är värd att se närmare på. Att få bättre kontroll över företagets löpande kostnader handlar därför inte alltid om att göra stora besparingar. Ofta handlar det om att skapa bättre rutiner, göra genomtänkta inköp och minska onödig administration.
Börja med att kartlägga de återkommande utgifterna
Det första steget mot bättre kostnadskontroll är att förstå vart pengarna faktiskt går. Många företag har god kontroll över de största kostnadsposterna men mindre koll på alla de mindre inköp som görs löpande. Ett företag kan exempelvis ha flera olika leverantörer för kontorsmaterial, emballage, städprodukter och andra förbrukningsvaror.
När dessa inköp sker separat kan det vara svårt att få en tydlig bild av den totala kostnaden. En enkel kartläggning kan därför vara ett bra första steg. Gå igenom företagets utgifter under exempelvis de senaste sex eller tolv månaderna och identifiera:
- vilka produkter som köps regelbundet
- hur ofta de beställs
- vilka leverantörer som används
- hur mycket som spenderas totalt
- vilka produkter som har likvärdiga alternativ
- vilka inköp som sker akut eller oplanerat
Det kan snabbt ge en bättre bild av var det finns möjlighet att effektivisera.
Små inköp kan bli stora kostnader över tid
Ett vanligt misstag är att bara titta på priset på den enskilda produkten. Om en vara kostar 100 kronor mer än ett alternativ kanske skillnaden verkar obetydlig. Men om produkten köps varje vecka under ett helt år blir kostnadsskillnaden betydligt mer märkbar. Samtidigt är det viktigt att inte enbart välja det billigaste alternativet. Ett lägre inköpspris innebär inte automatiskt en lägre totalkostnad. Kvalitet, hållbarhet, leveranstid och användning kan också påverka ekonomin.
Om en billigare produkt behöver bytas oftare eller leder till mer arbete kan den i praktiken bli dyrare. På samma sätt kan en något dyrare produkt vara ekonomiskt försvarbar om den håller längre eller fungerar bättre för verksamheten. Därför bör företag försöka tänka i termer av totalkostnad, snarare än enbart styckpris.
Samla inköpen där det är möjligt
En annan möjlighet att skapa bättre kontroll är att se över antalet leverantörer. Att använda många olika leverantörer kan ibland vara motiverat. Det kan exempelvis finnas specialiserade produkter som bara finns hos en viss leverantör. Men för återkommande standardprodukter kan det finnas fördelar med att samla fler inköp hos färre leverantörer.
Det kan innebära:
- färre beställningar att administrera
- färre fakturor att hantera
- enklare uppföljning
- bättre överblick över inköpen
- mindre tid som läggs på att hitta och beställa produkter
För företag som regelbundet köper olika typer av förbrukningsmaterial kan en bredare leverantör därför vara ett sätt att förenkla inköpsprocessen. Ett exempel är Carepa, som erbjuder ett brett sortiment inom bland annat kontorsmaterial, hygien och städ, kök och servering samt packa och skicka. Poängen är inte att alla företag ska ha en enda leverantör. Det viktiga är att regelbundet utvärdera om inköpsstrukturen fortfarande är effektiv.
Tiden som läggs på inköp är också en kostnad
När företag diskuterar besparingar är det lätt att fokusera på själva produktpriset. Men inköp kräver också arbetstid. Någon ska identifiera vad som behöver köpas, jämföra alternativ, leta efter rätt produkt, lägga beställningen, hantera leveransen och därefter kontrollera fakturan. Om samma process upprepas hos många olika leverantörer kan administrationen bli betydande. För ett mindre företag kanske det bara handlar om några minuter per beställning. För ett större företag med många avdelningar och återkommande inköp kan det däremot bli många arbetstimmar under ett år.
Det är därför klokt att även ställa frågan:
Hur mycket kostar det oss att genomföra själva inköpet?
En leverantör som gör det enkelt att hitta många av de produkter verksamheten behöver kan i vissa fall bidra till att minska även denna indirekta kostnad.
Skapa enkla rutiner för återkommande inköp
När företaget har kartlagt sina inköp är nästa steg att skapa tydliga rutiner. Det kan exempelvis vara en lista över vilka produkter som normalt ska finnas på lager och ungefär när de behöver beställas. Förbrukningsvaror som används varje dag bör inte behöva bli en akut fråga varje gång lagret börjar ta slut.
Samtidigt är det inte heller ekonomiskt att bygga upp onödigt stora lager. Pengar som binds i produkter som inte används hade kunnat användas på annat håll i verksamheten. En bra inköpsrutin handlar därför om balans. Företaget behöver ha tillräckligt med material för att verksamheten ska fungera utan avbrott, men inte så mycket att kapital binds upp i onödan.
Standardisera där det är möjligt
Ytterligare ett sätt att förenkla inköpen är att minska antalet varianter. Om flera avdelningar exempelvis använder olika typer av liknande produkter kan det ibland vara möjligt att standardisera sortimentet.
Det kan göra det enklare att:
- hålla koll på lagret
- utbilda personal
- jämföra priser
- lägga beställningar
- undvika felköp
Standardisering behöver naturligtvis inte betyda att alla produkter ska vara identiska. Det handlar snarare om att identifiera vilka produkter som verkligen behöver finnas i flera varianter och vilka som kan förenklas. För företag med många återkommande inköp kan en sådan genomgång ge oväntat stora effektivitetsvinster.
Glöm inte bort hållbarheten
Ekonomi och hållbarhet behöver inte vara motsatser. Ett genomtänkt inköp kan i många fall både minska kostnader och resursanvändning. Det kan exempelvis handla om att välja produkter med längre livslängd, minska onödiga engångsartiklar, förbättra avfallshanteringen eller välja produkter med mindre miljöpåverkan när det är möjligt. Det är dock viktigt att inte göra hållbarhetsval enbart utifrån marknadsföring eller produktens inköpspris. Precis som med den ekonomiska kalkylen behöver företaget se till helheten.
Vilken produkt fungerar bäst i praktiken? Hur länge håller den? Hur används den? Vilka resurser krävs för transport, förbrukning och avfallshantering? När sådana frågor vägs in blir inköpsbeslutet mer långsiktigt.
Följ upp – annars är det svårt att veta om besparingen fungerar
En inköpsstrategi är inte färdig när den har införts. Företaget bör också följa upp resultatet. Det kan göras genom att exempelvis jämföra inköpskostnader före och efter förändringar, följa upp antalet leverantörer och mäta hur mycket tid som läggs på administration. Det är också värdefullt att involvera personalen.
De som använder produkterna varje dag har ofta en bättre bild av vad som fungerar och vad som skapar problem. En förändring som ser bra ut i en ekonomisk kalkyl kan bli mindre lyckad om den leder till merarbete i verksamheten. Ekonomisk effektivisering bör därför inte enbart handla om att pressa inköpspriser. Målet bör vara att hitta en bättre balans mellan pris, kvalitet, tid och funktion.
En enkel checklista för bättre kostnadskontroll
För företag som vill börja se över sina löpande inköp kan följande frågor vara en bra utgångspunkt:
1. Vad köper vi regelbundet?
Kartlägg återkommande inköp och deras totala kostnad.
2. Hur många leverantörer använder vi?
Finns det produkter som skulle kunna samlas hos färre leverantörer?
3. Vad kostar administrationen?
Räkna inte bara på produktpriset – även arbetstiden har ett värde.
4. Har vi rätt lager?
Undvik både onödigt stora lager och kostsamma akutbeställningar.
5. Kan vi standardisera?
Färre produktvarianter kan göra inköpen enklare att hantera.
6. Är den billigaste produkten verkligen billigast?
Ta hänsyn till kvalitet, hållbarhet och användning över tid.
7. När gjorde vi en inköpsöversyn senast?
Marknaden och företagets behov förändras. En lösning som var optimal för två år sedan behöver inte vara det idag.
Bättre inköp behöver inte vara komplicerat
Att skapa kontroll över företagets kostnader behöver inte innebära ett omfattande besparingsprogram. I många fall kan ganska enkla förändringar göra stor skillnad. Genom att kartlägga återkommande utgifter, minska onödig administration, se över leverantörerna och skapa tydligare inköpsrutiner går det att få bättre kontroll över ekonomin.
Det handlar framför allt om att se de löpande inköpen som en del av företagets ekonomi – inte som separata småutgifter som är för obetydliga för att analyseras. När många små beslut görs lite smartare kan resultatet över tid bli betydande. För ett företag är därför frågan kanske inte bara vad en produkt kostar, utan också hur mycket tid, administration och resurser som krävs för att få rätt produkt på rätt plats vid rätt tidpunkt. Det är i den helheten som verkliga besparingar ofta finns.